Moet je regelmatig een zakelijke mail schrijven en zit je nog vastgeroest in het stramien van de brief? Pas dan deze tips toe voor een ‘afgestofte’ mail met meer kans op een (snel) antwoord.
Zakelijke mail schrijven versus brief
Zakelijke mails zijn vergelijkbaar met hun papieren variant. Je mail is gericht aan een geadresseerde, heeft een onderwerp en een hoofdtekst. Je trapt af met een passende aanspreking en eindigt met een groet en je contactgegevens.
Het grootste verschil? De lengte. Een lange lap tekst nodigt niet uit om te lezen. Jouw bericht is maar een van de vele die de inbox van de ontvanger overspoelen. Uitweiden, diverse topics aankaarten, veel vragen stellen … doe het níét.
Tip 1: vermeld een duidelijke onderwerpregel
Je onderwerpregel moet relevant zijn, uitnodigen om te lezen en eventueel iets laten uitschijnen over de prioriteit. Heb je een dringende vraag over een cursus waarvoor je bent ingeschreven? Schrijf dan bijvoorbeeld: Dringende vraag cursus copywriting. Vermijd vage en holle boodschappen zoals ‘vraagje’ of ‘copywriting’.
Tip 2: cut the crap
Gooi nodeloze informatie overboord. Zeg in je zakelijke mails gewoon wat je te zeggen hebt, en kom meteen ter zake. Kent de ontvanger je niet? Stel je dan kort voor.
Tip 3: vuur niet te veel vragen af
Hoe meer vragen, hoe meer ‘werk’ je de ontvanger geeft. Beperk je tot de hoofdvraag en eventueel een bijkomende vraag. Antwoord gekregen? Dan kun je alsnog extra vragen stellen.
Tip 4: voeg hyperlinks toe
Wil je achtergrondinformatie geven of meer over jezelf vertellen? Verwijs naar een andere bron in plaats van extra tekst in je zakelijke mail te schrijven. Wie interesse heeft, klikt wel op de linkjes.
Tip 5: gebruik de juiste aanhef
Verifieer de naam van de ontvanger en spreek hem passend aan, bijvoorbeeld ‘Dag meneer Janssens’. Naam en geslacht onbekend? Schrijf dan ‘Dag mevrouw of meneer’. Als het wat informeler mag, gebruik je de voornaam, bijvoorbeeld ‘Goeiemorgen, Jan’.
Tip 6: lok een antwoord uit
Zelfs als je gewoon iets wil meedelen, weet je graag of de ontvanger je bericht heeft gelezen en begrepen. Zeg duidelijk welke actie je verwacht, bijvoorbeeld:
- Ik hoor graag uw feedback uiterlijk op …
- Bevestigt u mijn inschrijving?
Tip 7: voeg e-mailadres(sen) als laatste toe
Schrijf en herlees je mail voor je het e-mailadres van de ontvanger(s) invult. Anders loop je het risico dat je op ‘verzenden’ drukt voor je bericht af is. Zet alleen relevante mensen in CC. Stuur je jouw bericht naar meerdere ontvangers die elkaar niet kennen? Gebruik dan het BCC-veld zodat je hun adressen niet te grabbel gooit.
Tip 8: check spelling
Zeker zijn dat je geen spelfouten schrijft in je zakelijke mail? Stel je bericht dan op in een programma met een spellingchecker zoals Word. En raadpleeg bij twijfel het Groene Boekje of Van Dale. Of beter nog: laat je mail redigeren.
Tip 9: stuur de juiste bijlage(n) mee
Als je naar een bijlage verwijst, zorg er dan voor dat die effectief aan je mail is toegevoegd. En open voor de zekerheid je bijlage om te zien of het de juiste is.
Tip 10: let op de lay-out
Hou de lay-out simpel en duidelijk. Gebruik een goed leesbaar lettertype. Maak lijstjes van opsommingen. Zet belangrijke woorden eventueel vetjes. En strooi niet met emoticons: die horen niet thuis in een zakelijke mail.
Tip 11: voeg contactgegevens toe
Sluit je mail af met een passende groet, gevolgd door je e-mailhandtekening. Die bevat je volledige naam, je contactgegevens en eventueel je functie.
Je zakelijke mail liever laten schrijven door een professional? Ik scherp alvast mijn e-mailpen.